4 Formas de eliminar los problemas de comunicación interna en tu empresa

Para mí, el éxito de casi cualquier negocio depende mucho de la comunicación interna. La comunicación interna es el sistema circulatorio que determina con qué eficiencia vamos a operar como unidad. Si comunicamos efectivamente somos más colaborativos, hacemos mejor uso de nuestros recursos, y somos más rápidos en ejecutar nuevas ideas.

Tenemos muchas herramientas para ayudar con la comunicación, pero por no pensar bien en su uso, terminamos perjudicandonos a nosotros mismos. Muchas veces las empresas asumen que comunicar más significa comunicar mejor, pero puede tener el impacto contrario: por inundar a nuestros empleados con correos electrónicos, quitamos tiempo productivo, y a veces degradamos nuestra comunicación por no usar el medio correcto para el mensaje correo.

En Evaluar.Com, tenemos algunas recomendaciones que pueden ayudar a cualquier empresa ser más consciente sobre cómo se comunica  ahora y cómo se puede optimizar esa comunicación en el futuro. 

1.  Evitar email

¿Has sentido en algún momento que la mayoría de tu día se dedica a mandar, recibir, leer, y responder a correos electrónicos? Al menos que trabajes en el taller de papá Noel, es posible que tu productividad sea baja, ya que pases más tiempo hablando de lo que vas a hacer en lugar de estar haciendo cosas.

El primer problema con el correo electrónico es cómo nos interrumpe, lo cual obstaculiza nuestra capacidad de concentrar y resolver problemas. Varios estudios han demostrado que nuestros cerebros funcionan como carros que se demoran en llegar a la velocidad óptima. Si nos interrumpimos y nos interrumpen constantemente, es como parar en cada semáforo sin jamás llegar a la viada necesaria para enfocarnos bien un un deber. Cambiar de enfoque lleva un costo mental alto, entonces el intercambio de muchos correos sobre un tema nos hace, como empresa, más ineficiente.  

El segundo problema con el correo electrónico es que es, por default, es un medio privado, donde solamente los autores pueden decidir quién debe leer cualquier información. Esta privacidad contrasta con una red social, donde la información es pública y la gente—a través de sus decisiones de hacer comentarios y compartir—decide quiénes deberían recibir esa información. Como resultado, el correo electrónico expresa relevancia como inmediatez, pero es difícil distinguir entre mensajes importantes y menos importantes. Cuando recibimos muchos correos es aún más difícil determinar importancia.  

Por estas y otras razones, el correo electrónico es óptimo cuando se quiere compartir información breve con una audiencia limitada privada. No es óptimo cuando se quiere discutir o tomar decisiones: funciona mejor para información precisa, y mientras menos correos tienen sus empleados, más tiempo van a tener para dedicarse a sus deberes principales.

2. Usar redes sociales internas

En el mercado existen muchas opciones de redes sociales internas que tienen el propósito de mejorar la comunicación interna. Funcionando con los mismos principios de las redes sociales públicas como Facebook y Twitter, las redes internas como Yammer, Honey.Is (en evaluar.com usamos Honey), o Chatter SalesForce permiten compartir información con masas grandes haciendo que la red de empleados pueda decidir cómo distribuir esa información y qué relevancia asignarle.

Honey Case Study: Huge from Honey on Vimeo.

Al hacer que la información sea pública podemos tener contactos espontáneos entre empleados que tal vez trabajan en grupos distintos pero que tienen intereses laborales en común. También podemos solicitar más información de las masas aprovechando el uso del cerebro colectivo de nuestra fuerza laboral.

Las redes sociales internas son mejores en cuanto a organizar discusiones porque permiten ver de una forma lineal y cronológica la información agregada por otros empleados, lo cual facilita la discusión interna. Por no ser inmediato, la persona puede revisar el tren de mensajes cuando más le convenga, por que no tiene esa presión de leer, responder, e eliminar correos.

Ofrecer felicitaciones, compartir chistes de buen gusto, etc., son beneficios extras que ofrecen las redes sociales internas lo cual humaniza a una organización y ayuda difundir energía positiva.

3.  Organizar reuniones rápidas

Todos hemos estado en reuniones aburridas que nos quitan tiempo pero que mantenemos porque reconocemos que la comunicación cara a cara es importante. Por eso reunirse es importante, pero no significa que no podemos hacer mejor uso de nuestro tiempo. Cuando tenemos que tomar una decisión importante, es bueno poder convocar a una “Reunión Rápida” que tiene un tiempo limitado (15-30 minutos) y cuyo fin es claro: tomar una decisión concreta sobre algo que afecta a las operaciones. Una idea, por ejemplo, es tener un tiempo dedicado todos los días o cada segundo día para tu equipo que es reservado y puede ser usado para una reunión rápida. Si nadie necesita de la reunión de ese día, no se desperdicia tiempo: cada uno sigue con su trabajo y no se pierde nada. Ayuda si en aquellas reuniones la gente lleva el compromiso de estar de pie, porque sentarse le hace a uno más cómodo y más dispuesto a prolongar la reunión, mientras estar parado introduce un elemento de urgencia.

4. Whatsapp y Telegram: Información Instantánea

Whatsapp y Telegram son herramientas que permiten información instantánea y mensajes cortos. Whatsapp es excelente si se necesita conseguir información corta y puntual, y Telegram tiene el mismo propósito pero con más funcionalidades de privacidad.

Las dos pueden ayudar mucho a mejorar la eficiencia de su equipo, pero hay que tener cuidado: whatsapp no debe ser abusado por personas que buscan información de sus colegas o empleados en las horas de descanso, al menos que sea una emergencia.

Conclusión

En mi propia experiencia he visto que, al ofrecer a empleados distintas opciones de comunciación, tienden a encontrar el mejor uso de cada una de las plataformas. No obstante, en varios equipos que he manejado hemos logrado un consenso que:

1. Email se debe limitar a mensajes cortos que no requieren de discusión 

2. Las redes sociales internas se usan para información que no es urgente o discusiones

3. Las reuniones cortas en persona son para tomar decisiones importantes. 

4. Whatsapp y Telegram se usa para compartir información inmediata y puntual. 

La existencia de nuevos medios de comunicación es una bendición, pero usarlos sin contemplar su uso óptimo puede destinarnos a muchos dolores de cabeza. Al optimizar la comunicación interna, se verá que los empleados son más eficientes, más productivos, y más felices.

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