Hay un enemigo que sabotea a tu empresa, alguien a quien conoces muy bien. A veces eres víctima de su capacidad superior de sabotear las operaciones de tu negocio, y a veces tú mismo lo ayudas. Mientras más crece tu negocio, más influencia tiene este enemigo, y más capaz es de deteriorar la agilidad de la empresa y la felicidad de su gente. Lo que es peor, este enemigo no se esconde; trabaja abiertamente y sin vergüenza a frente de todos. Este enemigo se llama la toma lenta de decisiones.
Por naturaleza no soy una persona indecisa. Siempre he preferido tomar una decisión, aunque sea incorrecta, y lidiar con las consecuencias en lugar de desperdiciar mucho tiempo evaluando diferentes alternativas. Acepto muy abiertamente las cosas que no puedo cambiar, y prefiero tomar una decisión y lanzarme en la laguna en lugar de meter un dedo en el agua y contemplar la temperatura hasta que alguien me empuje contra mi voluntad.
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Siendo yo así, me entusiasmó mucho escuchar al CEO de Google, Larry Page, decir varias veces en reuniones con empleados que “es mejor tomar decisiones rápidas que tomar decisiones correctas”. Siendo Google una empresa que genera mil millones de dólares cada año, podría parecer hasta irresponsable que el gerente general recomiende a sus empleados analizar menos y actuar más. No obstante, los últimos cuatro años desde que salí de Google me han convencido de la sabiduría de esas palabras.
Es mejor tomar decisiones rápidas que tomas decisiones correctas.
Todo el mundo que ha trabajado en organizaciones con más de 3 empleados sabe lo que es sufrir cuando se evita tomar una decisión. Tenemos que contratar a alguien, pero no sabemos si deberíamos o no. Tenemos que despedir a alguien que no rinde, pero le tenemos cariño. Tenemos que cambiar el presupuesto, pero todavía no sabemos cómo. Aquellas son decisiones que toda empresa afronta, y aunque muchas veces requieren de investigación para llegar a una conclusión, la mayoría de las veces estos problemas no se resuelven no por falta de información, sino por falta de voluntad.
La falta de voluntad a veces existe porque no está claro quién tiene la responsabilidad de tomar la decisión. Se supone que toda decisión, al final, corresponde al gerente general, pero el gerente general tiene tantos problemas que resolver que su ausencia en todo debate es entendible. Es más, aunque el gerente general puede tener última responsabilidad, en muchos casos es la persona menos educada sobre el tema, y como resultado la peor persona para tomar la decisión. Mientras más grande y compleja una organización, menos puede un gerente estar en todas las decisiones.
Por otro lado, demostrar liderazgo y asumir responsabilidad puede representar un riesgo para otras personas. Es posible que haya personas dentro de la empresa que no quieren tomar la decisión, pero tampoco quieren delegar la responsabilidad. El miedo al fracaso también es un factor que influye en la falta de toma de decisiones: si tomas la decisión y resulta errónea, la visión 20-20 de los colegas puede causar que lo juzguen a uno, evaluando su juicio con el beneficio de saber lo que antes era desconocido. En otras palabras, hay mucha desventaja en tomar decisiones que nadie quiere tomar, y poca ventaja en atreverse a dar el primer paso.
El problema de no tomar decisiones, sin embargo, es que no tomar una decisión también es tomar una decisión. Es decir, hacer nada es igual a hacer algo, porque estamos desarrollado un consenso que dicta que el estatus-quo de hoy es mejor que el futuro. La diferencia es que tomar una decisión conscientemente es un acto activo, mientras no tomar una decisión es un acto pasivo, y aquí encontramos la meta: el éxito muy pocas veces se genera a través de decisiones pasivas( ie. no hacer nada): más bien, el éxito se genera a través de decisiones activas.
No tomar una decisión también es tomar una decision. Es decidir hacer nada.
¿Cómo eliminamos el enemigo de la toma lenta de decisiones?
1. Reconocer que no se está tomando una decisión:
cuando nos encontramos en discusiones sin fin que prolongan la toma de una decisión, es importante reconocer que, como equipo, se ha decidido no tomar una decisión, y las consecuencias de esa acción pueden ser graves. Aunque el grupo decida hacer nada, este debe reconocer que acaba de tomar la decision de “no tomar una decisión”, y que esto es una decisión pasiva en lugar de una activa.
2. Asignar responsabilidad clara para la toma de la decisión:
Una de las reglas informales en Google era que cada reunión debe tener una agenda y que los tomadores de decisiones deben estar presentes. Si uno de estos dos ingredientes faltan, alguien debería recomendar cancelar la reunión, porque no va a hacer el mejor uso del tiempo de las personas. Si no está claro quién tiene última responsabilidad para tomar una decisión, la decisión no se va a tomar fácilmente. Al reconocer que no se está tomando una decisión, también debe ser claro para todos quién tiene la responsabilidad última de resolver el problema, y de esta forma las consecuencias de la falta de acción pueden ser asignadas a la persona adecuada.
3. Usar datos para buscar una resolución
Muchas veces la toma lenta de decisiones se debe a la presencia de argumentos cualitativos que se basan en las perspectivas o experiencias de diferentes personas, y no necesariamente en datos reales. Los datos, cuando son conseguidos de maneras inteligentes y sensatos, deben poder ganar argumentos, ya que su existencia se debe a hechos reales y no percepciones que pueden o no ser verídicas. Mientras existan datos que cuenten historias, también existirá la capacidad de tomar decisiones.
4. Optimizar comunicación interna
El correo electrónico fue creado para optimizar la comunicación interna, pero muchas veces tiene el efecto contrario. Por muchas razones el correo electrónico es un medio subóptimo, y no hay nada mejor que sentarse con los actores adecuados, escuchar opiniones distintas, y llegar a una conclusión. Reemplazar conversaciones directas con tecnología nos perjudica en el largo plazo, así que siempre es bueno que las personas tengan una manera de convocar reuniones, aunque sean reuniones cortas, con el fin específico de tomar una decisión concreta.
5. Evitar parálisis de análisis
La necesidad de seguir analizando es tal vez la mejor excusa en la historia de empresas para no tomar una decisión, pero a veces comenzamos a hacer más análisis cuando sabemos que la información adicional no nos va a ayudar. Cada vez que decidamos pedir más información, deberíamos considerar si el tiempo que nos vamos a demorar en volver a analizar nos perjudica más que las consecuencias de tomar una decisión errónea. Cuando hablamos de la competencia, la velocidad de ejecución y llegar al mercado rápido es crucial para una empresa.
Tener todos los datos para tomar una decisión correcta pero llegar muy tarde al mercado con un nuevo producto nos perjudica: en otras palabras, para parafrasear a Larry Page, no importa si tomas una decisión rápida si la tomas tarde, porque la ventana de tiempo ya se ha cerrado.
Para ser más ágil es importante que los equipos de gerencia lleven a cabo conversaciones sobre la velocidad que tienen en tomar decisiones y que haya mecanismos para acelerar la toma de decisiones importantes. Caso contrario, nuestra empresa termina siendo nuestro enemigo principal, y nos convertimos en el obstáculo más grande de nuestro propio éxito.
