Radiografía de un buen ATS: La guía definitiva

Los sistemas ATS (Applicant Tracking System) automatizan muchas tareas administrativas para ahorrar tiempo y costos en los procesos de contratación y evitar duplicidad de trabajo o confusiones entre las diferentes partes involucradas.

Si está pensando en contratar un sistema ATS, hemos creado esta guía con toda la información que debes tener en cuenta para tomar la mejor decisión y poder trabajar de una forma efectiva. 

Después de leer esta guía, sabrás:

• ¿Qué es y qué puedes conseguir con un ATS?
• ¿Necesitas un Applicant Tracking System?
• ¿Qué funcionalidades debes tener en un ATS?
• Consejos para manejar tu proceso de contratación
• Consejos para evaluar candidatos
• Cómo manejar tu proceso de entrevistas

¿Qué es un ATS y qué puedes conseguir con el?

Un ATS, o sistema de seguimiento de candidatos, es una herramienta imprescindible para realizar procesos de contratación eficientes. Pero, ¿Qué es un ATS? Se trata de un software que ayuda a los reclutadores a gestionar los procesos de contratación y unificar toda la información de los candidatos en un mismo lugar. 

Por ejemplo, un gran ATS como el que te ofrecemos en Evaluar te permitirá:

• Creación de perfiles profesionales, que puedas utilizar en diferentes ofertas de empleo. Esta funcionalidad te permite agilizar tu trabajo, sobre todo cuando se realizan muchas contrataciones de puestos similares, como en el caso de retail, fábricas o franquicias. 

• Alcanzar más candidatos mediante la publicación de tu oferta de empleo en diferentes portales. 

• Ofrecer una buena experiencia al candidato (por ejemplo, acortando el tiempo que los candidatos dedican a presentar su solicitud).

• Analizar la información de los currículums para presentar la información en una clasificación sencilla.

• Completar el proceso de valoración de candidatos a través de evaluaciones por técnicas y por competencias. 

• Automatizar todo el trabajo operativo en tus procesos de contratación, como enviar correos electrónicos masivos a quienes no fueron seleccionados, programar entrevistas o publicar ofertas de empleo.

• Intercambiar comentarios entre las diferentes personas involucradas en el proceso de contratación y que todos puedan realizar un seguimiento en vivo del estado del proceso.

• Mantener y filtrar una base de datos de candidatos, pudiendo direccionar un candidato a otro proceso en el que pueda tener más posibilidades. 

Exportar datos fácilmente para utilizarlos en tus herramientas de inteligencia de negocio.

¿Necesitas un ATS?

Si tu respuesta a alguna de las preguntas que vas a leer a continuación es SI, es porque necesitas trabajar con un ATS (si no lo estás haciendo ya). De todas formas, una empresa de 50 empleados no tiene las mismas necesidades que una de 2.000. Por eso, lo que queremos con las siguientes preguntas es que identifiques cuales son tus verdaderas necesidades de contratación, de esa forma evitarás pagar por funcionalidades que no estarás utilizando y podrás concentrar tu inversión exclusivamente en las propiedades del ATS que mayor valor te dan.  

>> Consulta nuestros planes, donde podrás elegir el paquete que se adapte a tus funcionalidades y pagar solo por el número de procesos que utilices. 

>> También puedes contactarte con nosotros,  y nuestros asesores pueden crear un servicio a medida para tus necesidades. 

Ahora sí, vamos a descubrir las preguntas que te ayudarán a averiguar si necesitas un ATS y por qué lo necesitas:

• ¿Recibes aplicaciones de trabajo a tu correo o Whatsapp y te hace perder mucho tiempo?
• ¿Analizas la información de los CVs de forma manual?
• Normalmente, ¿Hay más de 2 personas involucradas en los procesos de contratación?
• ¿Han realizado malas contrataciones que han supuesto un alto costo para la empresa?
• ¿Has perdido el mejor candidato por tener un proceso demasiado largo?
• ¿Qué tipo de datos e informes utilizas para mejorar los procesos de contratación?
• ¿Tu único método de evaluación son las preguntas que realizas en las entrevistas?
• ¿Analizas los resultados en las evaluaciones de forma manual?

¿Qué funcionalidades debe de tener un ATS?

Ya mencionamos más arriba cómo te puede ayudar un ATS a mejorar diferentes aspectos de contratación. Pero, ¿Qué funcionalidades son las que te ayudarán a conseguirlo?

1. Funcionalidad de multiposting

Esta funcionalidad te permite publicar tus anuncios de empleo en una selección de bolsas de trabajo gratuitas y pagadas. Indispensable además, que pueda publicarse la oferta de empleo también en los canales sociales de la empresa, de esta forma los empleados podrán compartir la publicación con sus contactos más fácilmente y obtener así mayor impacto.  

2. Job Boards para tu empresa

Un Job board personalizado dice mucho sobre tu empresa. La gran mayoría de los  candidatos terminarán en el job board de la empresa, en caso de haberlo, durante su viaje en la solicitud de empleo. Una vez que tu anuncio ha conseguido la atención de la persona, y esta se ha sentido atraída por tu descripción del puesto, investigan más sobre la empresa. Y la forma más común de investigación es accediendo a la web de la empresa.

Los candidatos no solo se postulan para puestos de trabajo, sino también para empresas. Quieren saber cuáles son los valores, la visión y la cultura de una empresa antes de expresar su interés por un puesto. Si consigues esto, tendrás a los candidatos suscribiéndote a tu bolsa de empleo para futuras ofertas y podrás llegar a más y más candidatos de forma orgánica.

Evaluar puede ayudarte en la creación de job boards que permiten fortalecer la marca empleadora de la empresa de la siguiente forma: 

• Incluyendo marca, logo, fuente y paleta de colores
• Diseño mobile friendly
• Automatizando la publicación de tus anuncios
• Auto-completado de solicitudes
• Añadiendo fotografías y vídeos de tu empresa
• Búsquedas avanzadas para los candidatos

3. Almacenaje y filtrado de CVs

Dependiendo de los filtros que necesites, la idea de utilizar un ATS es poder ahorrar horas de trabajo operativo, y la tarea que más trabajo operativo conlleva es la revisión del CV de candidatos. Puedes filtrar la cantidad de CVs dependiendo de la información que aparece en los mismos como estudios realizados, años de experiencia, conocimientos, aspiración salarial o áreas en las que se ha trabajado. Evaluar, además del filtrado, te ofrece una calificación en base a la información de los CVs, lo que te permite ordenarlos por relevancia para el puesto. 

Otra funcionalidad útil, es la de descartar candidatos en base a preguntas filtro o en base a una mala calificación en el análisis del CV. De esta forma, te centrarás solo en los candidatos que más relevancia tienen para cada puesto. 

Además, cuando manejas todas tus contrataciones desde la misma plataforma ATS, puedes utilizar la herramienta como base de datos de candidatos. De esta forma, no necesitarás tener empleos siempre activos, sino que puedes redirigir los candidatos que no fueron elegidos en un proceso, para que sean tomados en cuenta en otros. 

4. Evaluación de candidatos

Si hay una etapa crítica en el proceso de contratación, esa es la etapa de evaluación. La tecnología nos ayuda a evaluar candidatos online y comparar sus resultados de forma sencilla. En el caso de Evaluar.com, analizamos automáticamente las habilidades blandas y duras de todos tus postulantes a través de evaluaciones técnicas y de competencias para entregarte un ranking con los mejores candidatos organizados por su Ajuste al Puesto.

5. Trabajo en equipo

La contratación no es un proceso solitario. Sobre todo en la etapa de decisión, donde entran a opinar más personas de diferentes equipos. En esta etapa, puedes permitir que algunas de las personas implicadas compartan sus impresiones sobre cada candidato. Al tener en cuenta diferentes opiniones, podrás lograr una evaluación profunda y detallada de cada candidato. 

Con Evaluar puedes compartir un enlace con las personas que desees, así diferentes miembros podrán dejar su feedback sobre cada candidato, o incluso calificarlos con emojis para que lleguen a formar parte de la terna de finalistas. 

6. Manejo de candidatos en el proceso

Una herramienta ATS te permite mover candidatos a la siguiente etapa del proceso, e identificar en qué etapa se encuentra cada uno de los candidatos. Cuanto más sencilla sea esta funcionalidad, más sencillo te resultará trabajar y administrar los procesos de contratación. 

Cuando en un mismo lugar obtienes un perfil de cada candidato que contenga todos los comentarios, notas y documentos (currículums, cartas de presentación, muestras de trabajo), todos los involucrados podrán trabajar de forma más simple. 

7. Integraciones

Tu plataforma de contratación debe de integrarse con otras herramientas, como tu correo electrónico, whatsapp, o plataformas de videollamada. Además, dependiendo del tamaño de tu empresa, es posible que necesites que tu ATS se pueda conectar con ERPs u otras herramientas. 

8. Fácil de implementar y atención al cliente

Relacionado con el punto anterior, tener soporte para la implementación del sistema e integración con tu entorno es un servicio personalizado con el que debes contar. 

Imagínate tener un problema con tu ATS y no poder comunicarte con el servicio de atención al cliente. Evaluar ofrece asistencia y soporte al cliente de forma muy accesible, teniendo varios canales abiertos para comunicarnos tanto con empresas como con candidatos. Además, tenemos oficinas y personal en todos los mercados de América latina, trabajando en tu horario con personal que te entienda. 

Consejos para manejar tu procesos de contratación

Un proceso de contratación optimizado es aquel que es lo suficientemente simple como para no perder el tiempo, pero lo suficientemente inclusivo como para permitirte realizar la mejor contratación para tu empresa. 

Tiene sentido que puedas establecer una serie breve de pasos estandarizados en todos tus procesos de contratación. De hecho, te recomendamos reducir el número de pasos a un máximo de 6, que es la cantidad de etiquetas que te permitimos manejar en nuestro sistema. 

Puedes cambiar y adaptar cada uno de los pasos en base a tus necesidades, pero en términos generales, unos pasos lógicos a seguir serían: 

• Primera entrevista
• Segunda entrevista
• Assessment
• Referencias laborales
• Oferta laboral
• Descartado

El proceso de contratación es un embudo: obtienes muchos solicitantes, revisas algunos de ellos, hablas con unos pocos, presentas un informe con los finalistas y contratas al que más te gusta. Un proceso de filtrado eficiente a través de etiquetas te ahorrará tiempo a ti y a tus candidatos. 

Otro punto importante para un proceso de selección efectivo, es que toda la información y trabajo de cada candidato pueda centralizarse en la misma herramienta. Al tener acceso en un mismo lugar a notas, comentarios, referencias, archivos adjuntos, redes sociales, y más información, evitarás trabajar con interminables hilos de correo electrónico y no perderás comentarios importantes de cualquier miembro del equipo, los cuales pueden ser relevantes para realizar la contratación.

Por último, un ATS es de mayor relevancia para manejar un proceso eficiente cuando se contrata a gran escala para diferentes ubicaciones. La gestión de ubicación te permite agrupar a los candidatos dependiendo de dónde se encuentren, permitiendo a las personas involucradas en la contratación trabajar exclusivamente con los candidatos interesantes para su territorio. 

Consejos para evaluar a tus candidatos

Se ha realizado una extensa investigación sobre la capacidad de varios métodos y medidas de contratación para predecir realmente el desempeño laboral. Un trabajo fundamental en esta área es el metanálisis de Frank Schmidt y John Hunter de casi un siglo de datos de productividad en el lugar de trabajo, publicado por primera vez en 1998 y actualizado recientemente. 

Según este estudio - uno de los  más importantes realizados hasta la fecha - No hay mejor forma de predecir el desempeño laboral que las habilidades blandas. Si vas a utilizar solo una herramienta de evaluación como parte de tu proceso de selección, elige utilizar herramientas que analicen estas competencias blandas. 

Finalmente, las prácticas de contratación más efectivas son aquellas que emplean una combinación de las diferentes herramientas de evaluación para tomar decisiones de contratación: evaluaciones de competencias, pruebas psicométricas, evaluaciones técnicas  y una entrevista estructurada.

¿Y cómo evaluamos el conocimiento sobre una materia o herramienta? 

Estos conocimientos son fáciles de observar a través de una lectura del CV. Evaluar analiza toda esta información de los CVs de candidatos para revisar la información automáticamente y emparejarla con los conocimientos y experiencia necesarios para el puesto. 

Pero más allá de los CVs, hay otras formas de evaluar conocimientos: 

• A través de evaluaciones online, como las que ofrecemos en nuestros planes Enterprise. 

• Comprobar las referencias laborales. A través de ellas podemos validar sus conocimientos, y comprobar con cuales tuvo más dificultades o cuales fueron más desarrollados durante su trabajo. 

• Entrevistas unidireccionales: como las que ofrecemos en Evaluar. Puedes utilizarlas para preguntar sobre el uso de ciertas plataformas, para profundizar en conceptos técnicos o para comprobar el nivel de idiomas de primera mano. 

• Otras formas con las que puedes validar estas habilidades, es realizando preguntas sobre cómo actuarían en ciertas circunstancias durante la entrevista directa.

Cómo manejar tus procesos de entrevistas

La entrevista es la parte más divertida del trabajo de selección de personal, y a la vez es la única tarea que no se puede automatizar. Ningún sistema va a realizar una mejor entrevista que la que puede realizar una persona cualificada, pero puede ayudar a que el proceso sea más sencillo. 

Relacionado: Cómo organizar tus entrevistas para mejores contrataciones

El apoyo que un ATS te puede brindar durante las entrevistas es tener a mano más información de los candidatos, no solo el CV, sino también los resultados de sus evaluaciones, comentarios de otros compañeros y más. Esto permite a los responsables de la contratación abordar las entrevistas de una manera estructurada y estando más preparados. Nuestro sistema, además, te sugiere preguntas en el reporte de evaluación por competencias para que se puedan validar los reportes de competencias. 

La misma herramienta ATS nos permite ir añadiendo notas según vamos realizando la entrevista, de forma que podamos dar información en vivo sin necesidad de tener que transcribir más tarde la información de la entrevista. 

La programación de las entrevistas también puede hacerse más sencilla al estar integrado tu ATS con herramientas de entrevistas como Zoom, agendando las reuniones con un solo clic y mandando el recordatorio directamente a tu calendario y al del candidato.