El correo electrónico es uno de los principales factores que disminuyen la productividad en la empresas. Algunas ya lo están dejando atrás.

3 Herramientas para eliminar el correo electrónico en tu empresa

Como dijimos en un post anterior, el correo electrónico puede terminar produciendo más ineficiencia que eficiencia en tu empresa. Mientras la comunicación interna es el sistema circulatorio que hace funcionar una empresa, eso no significa que no podemos optimizar su funcionamiento, y de esta manera asegurar una comunicación más organizada, efectiva, y productiva.

En Evaluar.com siempre estamos pendientes de nuevas tecnologías que nos pueden ayudar mejorar nuestras operaciones, y hay tres plataformas específicas que nos ayudan eliminar la necesidad de intercambiar muchos correos que nos quitan tiempo, atención.

Trello

Trello es una herramienta gratis que se especializa en la gestión de proyectos. Funciona de la siguiente forma:

1.) Primero crea un tablero, donde vamos a organizar todos los diferentes deberes que tenemos que hacer. Al crear el tablero, agrego los miembros de mi equipo que quiero que tengan acceso al tablero, y luego creo “listas” para saber el estado de cada deber. En nuestro caso, creamos cuatro listas para los cuatro pasos de un deber: el paso de idea, el paso de “to do” (por hacer) el paso de “en proceso” y el último paso, “entregado”.

Cada deber está creado dentro de una “carta.” En la carta puedo asignar miembros de mi equipo como responsables, poner fecha de entrega, adjuntar archivos, y crear una lista de tareas. También podemos comunicar dentro de la carta, usando el @ para notificar a otros miembros. En lugar de mandar correos, podemos llevar a cabo la conversación en la carta, centralizando nuestra comunicación, y haciéndolo visible a todas las personas que comparten el tablero.

Finalmente, lo maravilloso de Trello es que es fácil mover una carta de una lista a otra. De esta forma, todas las personas pendientes de un deber pueden ver su progreso y saber cuándo ha habido cambios.

Trello es también excelente para equipos con miembros remotos o gerentes que tienen que viajar. Como gerente, no importa donde esté en el mundo, estoy muy enterado sobre qué está haciendo mi equipo, cómo avanzan, y cuales son sus prioridades. Y como mencioné, es gratis.

Honey

Después de probar varios diferentes programas de redes sociales internos decidimos elegir Honey, creada por una empresa basada en Nueva York que cuesta alrededor de $4 USD cada usuario cada mes.

Al entrar en Honey los usuarios encuentran una lista de “posts” o artículos escritos por sus colegas. En nuestro caso, reportamos sobre logros de la empresa, artículos de interés, nuevos productos, etc.

Honey se organiza por grupos. Los administradores pueden crear nuevos grupos y agregar miembros. Los grupos pueden ser públicos o privados. El equipo de marketing, por ejemplo, puede tener su grupo privado para compartir información interna, mientras el grupo que se llama “Cartelera” es abierto a todos los empleados.

Artículo relacionado: Facebook lanzará una versión de "Facebook para el trabajo"

Honey también te permite adjuntar fotos y archivos o incluir links y agregar comentarios a posts. 

Por transferir mucho de nuestra comunicación interna a Honey, evitamos mandar muchos mails, ya que todo el mundo revisa honey todos los días y no tiene la presión de la inmediatez del correo electrónico.

GoIntegro

GoIntegro es una red social corporativa (RSC) enfocada a mejorar las comunicaciones internas de la empresa y con funcionalidades orientadas al departamento de Recursos Humanos.

A diferencia de redes sociales como Facebook y LinkedIn, GoIntegro permite que los colaboradores compartan información acerca de proyectos, trabajos en equipo, datos de contacto, reuniones y documentos. Además, el empleador puede visualizar todas las interacciones de los trabajadores.

Artículo relacionado: Cómo LinkedIn planea cambiar el modo en que reclutamos personal

La plataforma también permite administrar programas de reconocimientos, beneficios corporativos, beneficios flexibles e incentivos. 

En la sección de beneficios corporativos y flexibles, los empleados pueden visualizar aquellos locales o establecimientos que forman parte del paquete de beneficios de la empresa, incluyendo descuentos, promociones y visitas gratuitas.

Las secciones de reconocimientos e incentivos facilita la comunicación de los programas creados por el departamento de Recursos Humanos tales como “empleado del mes”, o bonos.

Todas estas funcionalidades están disponibles en tecnología movil. El empleador o departamento de recursos humanos puede monitorear la actividad de la red a través de sus tablets o celulares.

Conclusión

El correo electrónico revolucionó la comunicación interna de las empresas, pero en lugar de ahorrarnos tiempo, muchas veces nos quita tiempo. Explorando diferentes opciones para optimizar la comunicación interna puede hacer que tu empresa sea más eficiente, más ágil, y más alegre.