Normalmente pensamos en estos dos términos como sinónimos, pero a través de los años nos hemos dado cuenta que existen varias diferencias en relación a lo que debemos esperar como líderes de las áreas de Recursos Humanos cuando hablamos de estos dos aspectos.
Cuando hablamos de digitalización podemos esperar que parte de la información que administramos dentro de nuestra área repose en un sistema donde podamos consultar históricamente esta información lógicamente con la intención de poder visualizarla rápidamente, también entendemos como digitalización poder revisar respaldos, informes, y otros relacionadas con decisiones tomadas de contratación o ascensos o cualquiera que fuese, las mismas que aparezcan centralizadas en sistemas en la nube o sistemas instalados en las computadoras del equipo y/o servidores de la compañía, esta es la manera más tradicional de hablar de digitalización, si esto es lo que entendemos hoy por hoy ¿podríamos decir que si un proceso de trabajo funciona a través de un sistema está digitalizado, por lo tanto automatizado? la respuesta es NO.
Cuando hablamos de automatización de un proceso, vamos mucho más allá de guardar información en la nube o en un sistema, implica:
PRIMERO: Eliminar trabajo operativo
SEGUNDO: Eliminar etapas innecesarias
TERCERO: Eliminar pasos manuales
CUARTO: Involucrar a otros para que el flujo de información y avances del proceso real fluya
QUINTO: Enviar y recibir retroalimentación de los involucrados
SEXTO: Debemos poder actualizarlo o debe ser actualizable en tiempo real, sin tener depender de un usuario único.
En general es hacer que una tarea que funciona por alimentación manual o alimentación digital, osea automática, es decir lograr un resultado sin la intervención en el proceso operativo de una persona, así el tiempo que esa persona ahorra, se distribuya en tareas más relevantes dentro de su campo de acción.
La reflexión sobre estos dos términos parte de nuestra experiencia de trabajo e interesante recorrido en América Latina en los últimos 6 años, evidenciando una transformación digital, visitando áreas de recursos humanos de muchas empresas de la región, donde en el mejor de los casos tienen digitalizado parte de su proceso de selección, entonces la pregunta es, ¿si ya hicimos esto de digitalizar o intentar digitalizar nuestras áreas, procesos y tareas durante la última década, que va a suceder después?, la respuesta es: llegó el momento de AUTOMATIZAR.
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