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Cómo dar y recibir retroalimentación confiable

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Visualicemos el mundo laboral como un viaje por la carretera hacia un destino establecido, hacia el éxito profesional. Para guiarnos tenemos dos opciones:utilizar un mapa impreso o una app con GPS. El GPS nos avisará si en el camino hay un bloqueo inesperado para que tomemos una ruta alterna y enviará alertas cuando nos desviemos del camino. El mapa impreso, por lo contrario, es una hoja muerta que no nos dará ninguna información adicional en el trayecto.

La retroalimentación sobre el desempeño laboral del empleador a sus empleados y de los empleados a su empleador, es esa alerta temprana del GPS laboral, que nos avisa sobre los errores en nuestro camino a ser profesionales exitosos. El feedback sobre nuestro desempeño laboral es la ventaja de contar con un equipo de trabajo comunicativo, en contraste con un equipo poco comunicativo o un mapa impreso, donde nadie nos advierte sobre los peligros en la ruta.

Así, con esta metáfora de la movilidad, podemos considerar a la retroalimentación como una comunicación útil y oportuna, que nos permite corregir el camino sobre la marcha, detectar los problemas a tiempo y evitar que escalen en el tiempo, comprometiendo los objetivos del equipo y de la empresa.

Una vez que comprendemos su importancia ahora podemos enfocarnos en cómo lograr que esa reunión incómoda con los jefes y colegas sea fructífera y nos permita corregir positivamente el rumbo profesional de quien recibe feedback. Evaluar presenta las ventajas de recibir y dar retroalimentación confiable en el trabajo y cómo hacerlo sin afectar la relación laboral en el intento.

Una oportunidad para aprender

La principal consideración sobre dar y recibir retroalimentación honesta, es tomarlo como una oportunidad de aprendizaje. Esa reunión incómoda con los jefes o los subalternos, en la que se ponen sobre la mesa las falencias en el trabajo, debemos tomarla como una oportunidad de aprendizaje en áreas específicas y no como un juicio sobre nuestro desempeño global.

Para esto debemos comprender que todos los entornos laborales están en constante crecimiento y que siempre surgen nuevas y mejores formas de desempeñar nuestro trabajo. Lo aprendido en la Universidad y en la Maestría no lo es todo en el mundo laboral porque una buena parte de los conocimientos y habilidades del oficio los aprenderás en el día a día en la oficina. Por duro que resulte al inicio, siempre considere este momento como un espacio para el aprendizaje y una oportunidad para crecer o para generar un mejor desempeño en sus colaboradores.

¿Cómo organizar una reunión de retroalimentación honesta?

Aunque el feedback siempre es bueno, sólo se lo toma como un aporte cuando se lo da y recibe bien, esto es, en el momento correcto y con las palabras correctas. Por eso es importante establecer las condiciones idóneas para una buena sesión de retroalimentación.

Antes de la reunión

En estas reuniones generalmente se tratan cuestiones sensibles, por eso es importante establecer el mejor momento y el mejor lugar. No es una buena práctica reunir al equipo o al trabajador en cuestión inmediatamente después de detectar el error. Es probable que por la tensión que genera una falla, su reacción sea un reclamo y no una valoración objetiva y constructiva. Se recomienda tomar distancia y encontrar el mejor momento y las palabras adecuadas.

Establecer una hora dentro de los 5 días siguientes al evento para agendar una reunión.

También es importante establecer el lugar correcto. La oficina puede ser un mal lugar por las interrupciones o por la proximidad de los compañeros de trabajo y es necesario garantizar que la reunión sea de uno a uno por lo que tal vez sea bueno reservar una sala de reuniones o convocar al equipo en un lugar distinto, quizá tomar un café.

Pide la opinión del entorno de trabajo de la persona que recibirá el feedback, dado el beneficio de la duda, es probable que un porcentaje del error sea una percepción sesgada o no estás viendo el cuadro completo. Recopila información útil que podrán analizar en el evento y conversar.

Durante la reunión

Muchas veces cuesta decir y asumir los temas sensibles de entrada. Por eso es mejor abordar la discusión gradualmente. Construye una conversación gradual en la que poco a poco podrán abordar el tema con los insumos que preparaste para la charla. Desde el inicio, asegúrate de establecer un ambiente abierto a las críticas para que tu interlocutor sepa que ese es el espacio para decir lo que piensa y ser honesto.

Sea gentil y asegúrese de mantener siempre contacto visual con su interlocutor mirándole a los ojos. Asegúrese de usar palabras adecuadas aunque el tema tratado sea duro, no hay necesidad de herir a la otra persona.

Haga preguntas directas sin dejar espacio para eufemismos que suavicen la fuerza del feedback. En el caso de establecer que ha habido un buen desempeño pero según tus estándares aún hay tela por cortar, utilice preguntas como ¿Qué es lo que está faltando para que sea grandioso y no solo bueno?

Haga preguntas de comprobación repitiendo lo que piensa que se dijo de su trabajo, o pida que su interlocutor repita en sus propias palabras lo conversado, así se asegurará que se entendió el mensaje con la misma intención que se lo pronunció.

No interrumpir. Muchas veces sentirá la necesidad de reaccionar inmediatamente y responder a cada palabra que el interlocutor está diciendo; sin embargo, lo mejor es esperar que concluya y al final establecer su punto de contraste. Siempre tome en cuenta el respeto a la elocución del otro sin interrumpir.

No sea defensivo, ni peor aún grosero, ya que esto puede generar que en el futuro la persona esté reacia recibir o dar una opinión sincera.

No se enfoque exclusivamente en lo que se está haciendo mal. Sea honesto también con los aciertos de su colaborador para que sepa con seguridad en cuáles acciones está bien y cuáles no.

Dele a su interlocutor el beneficio de la duda. Póngase en los zapatos de esta persona antes de abordar el tema y trate de comprender o enumerar, desde su perspectiva, las posibles causas para esa conducta.

De opciones. Algunas veces las personas hacen lo que hacen y toman las decisiones que toman porque piensan que es la mejor o la única forma de hacerlo. Por eso es importante que siempre pueda presentar una o más alternativas. Muchas veces las cosas mejoran cuando la persona sabe que puede seguir otros caminos y constatar que había opciones que no estaba viendo claramente.

Después de la reunión

Es muy importante que no cambie su actitud con la persona que dio o recibió el feedback. Aunque sienta vergüenza después del encuentro, no evite a la persona que dio el feedback pues no se trata de opiniones sobre la amistad sino del desempeño en áreas específicas de su trabajo.

No presionar. Aunque des el feedback buscando cambios en el mediano o corto plazo, es importante no presionar a la persona. El único responsable de hacer cambios en sus procesos laborales es cada persona así que es importante no presionar y darle tiempo para que procese lo conversado y haga cambios en su tiempo y a su ritmo.

Es probable que en algunos casos sus colaboradores no quieran ser completamente honestos con usted porque sentirán que peligra su trabajo o por temor a que la relación cambie. En estos casos, lo mejor será lanzar la pregunta en foros o espacios en línea donde la red sin rostro será más honesta y directa en sus respuestas. Después podrá trabajar estas opiniones con su equipo y entonces abordar temas sensibles. Al ser una opinión generalizada, sus colaboradores serán más sinceros.

No deje que el feedback lo destruya. Al final del día, es probable que el choque de la conversación lo afecte y quizás sienta que todo está mal. Tome en cuenta que este feedback ocurrió en un contexto específico y sobre áreas específicas de tu trabajo. Si tienes un mal dia, toma el tiempo para procesarlo y separar esta retroalimentación del resto de situaciones de tu vida. Tome un respiro y mire todo el panorama con claridad y objetividad. Al día siguiente podrá afrontar los retos con energías renovadas.

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Tags: Evaluaciones de desempeño

Esteban Jara

Acerca de Esteban Jara

Comunicador.